Solution de rétention de données

La rétention de données, une affaire complexe

La rétention de données est essentielle pour se conformer à plusieurs lois (FINRA 3110.09, SEC 17a-4, 21 CFR Part 11, HIPAA, NARA, 5015.2-STD), la continuité des affaires, la productivité et les litiges. La multiplicité des exigences et des types d'enregistrements implique de nombreux calendriers de conservation et de suppression différents, ce qui rend difficile le suivi de ce qui doit être supprimé, ou conservé, et pendant combien de temps. Conserver toutes les informations requises dans des systèmes de production ne correspond pas toujours aux exigences légales ou de conformité, peut gonfler le stockage et faire monter en flèche son coût.

Archivage légal & défendable

Un véritable service d'archives juridiques doté de capacités de mise en suspens juridiques peut faciliter, voire éliminer, les défis associés à la conservation des données. NetGovern Archive assure la conservation à long terme, l'intégrité, la sécurité et la traçabilité de vos données. Des outils de reporting avancés aident à maintenir une piste d'audit complète et précise pour certifier le caractère défendable de la suppression de données obsolètes.

Taux de conservation de 100%

L'archivage de boîte aux lettres (mailbox archiving), notre méthode d'archivage de prédilection, assure un taux de conservation de données de 100%. Tous les éléments d'une boîte aux lettres sont capturés, y compris les e-mails envoyés et reçus, les brouillons, les éléments de calendrier, les notes, la structure des dossiers, les pièces jointes et les éléments supprimés. Même les métadonnées sont préservées car des informations telles que qui a reçu, envoyé, transféré, supprimé ou lu un e-mail peuvent être décisives lors d'une enquête.

Politiques de rétention souples

Comme les exigences en matière de conservation varient, des politiques peuvent être appliquées de façon granulaire à des groupes ou à des utilisateurs individuels. Elles peuvent également cibler des types d'informations et les faire respecter grâce à la classification des informations en créant des dossiers de rétention dans les boîtes aux lettres des employés. Les politiques de conservation des données existantes peuvent être modifiées ou de nouvelles politiques peuvent être créées en fonction de l'évolution des besoins de votre entreprise, tout en garantissant un taux de rétention de 100 %.

Minimisez vos frais de stockage

Les métadonnées de courriel archivées, comme la date de création ou la dernière date d'accès, permettent une gestion automatisée du cycle de vie de l'information. Les éléments plus anciens que la durée de conservation requise peuvent être supprimés et les données moins consultées peuvent être déplacées sur des disques de stockage moins chers. Les utilisateurs inactifs peuvent être archivés, ce qui élimine le besoin de payer des licences de courriel pour conserver leurs boîtes aux lettres. Les besoins de stockage peuvent encore être réduits en activant NetGovern Detach, inclus avec l'archive, pour le stockage d'une seule instance des pièces jointes aux e-mails.

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